RPA-Beratung und Automatisierung: Sparen Sie 20h/Woche bei manuellen Aufgaben

Q: Was wenn ein System keine API hat?

Wir nutzen Web Scraping (Selenium, Puppeteer) für Legacy-Interfaces und OCR für Dokumente. Funktioniert für 90% der Fälle. Für komplexe Dokumente kombinieren wir OCR mit LLM-Integration.

Q: Wer wartet die Automatisierungen?

Option 1: Übergabe mit Dokumentation. Option 2: Wartung durch Kiwop 500-1.000€/Monat (Monitoring, Fixes, Anpassungen).

Q: Wie viel kann ich an FTE-Äquivalenten sparen?

Ein typisches Projekt spart 20h/Woche = 0,5 FTE. Bewertet mit rund 26.000 € pro Jahr (bei 25 €/Stunde). Für komplexe Prozesse: 1-2 FTE-Äquivalente.

Q: Sind meine Daten sicher?

Mit self-hosted n8n verlassen Ihre Daten nie Ihre Infrastruktur. EU-Server, verifizierte DSGVO-Compliance.

Q: Wie lange bis ich Ergebnisse sehe?

Erste Automatisierung funktioniert in 2-4 Wochen. Amortisiert sich in 2-4 Monaten.

Q: Kann ich die Automatisierungen skalieren?

Self-hosted n8n mit unbegrenzten Ausführungen. Derselbe Workflow verarbeitet 10 oder 10.000 Elemente ohne Mehrkosten.

Wir automatisieren mit n8n, Make und Python die repetitive Arbeit, die Ihr Team heute 20+ Stunden pro Woche kostet (rund 0,5 FTE); die Investition amortisiert sich in 2-4 Monaten. Weniger Übertragungsfehler zwischen Systemen, Server in der EU und DSGVO-Konformität.

Mit einem Architekten sprechen Use Cases ansehen

2-4 Mon. Amortisation

01 · Systeme Liest ERP, CRM und E-Mail
02 · Ziel Plant die Schritte
03 · Vorschlag Mit den Belegen
04 · Kontrolle Ein Mensch gibt frei
05 · Aktion Handelt in Ihren Systemen
06 · Protokoll Alles bleibt nachvollziehbar
Lernt aus jeder Freigabe

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ISO 27001 Informationssicherheit
ISO 42001 Managementsystem für KI
ENS Spanischer nationaler Sicherheitsrahmen
5,0 auf Clutch · verifizierte Bewertungen
Seit 2009 Software- und KI-Engineering

In Zahlen

Automatisierungsergebnisse

Echter finanzieller Impact bei Kunden.

-20h Stunden/Woche Durchschnittliche Einsparung pro Projekt
~26.000€ Jährliche Einsparung Pro typischem Projekt, bei 25 €/Stunde
-95% Fehler In automatisierten Prozessen, verglichen mit manueller Arbeit

Warum

n8n, Make, Python-Automatisierung

Automatisierung, die sich in 2-4 Monaten amortisiert

Wir nutzen kein Zapier, das pro Aufgabe abrechnet und mit dem Volumen teurer wird. Wir implementieren self-hosted n8n mit Fixkosten von 50€/Monat bei unbegrenzten Ausführungen. Ihre Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur. DSGVO-Compliance verifiziert. Python für komplexe Fälle, die Custom-Logik erfordern.

bots/invoice-processor.py

# RPA-Rechnungsverarbeitung

async def process_invoice(pdf_path):

data = await ocr.extract(pdf_path)

validated = schema.validate(data)

await erp.create_entry(validated)

await notify.send("Invoice processed")

return {"status": "ok", "id": validated.id}

-90% Zeit
-95% Fehler
✓ 24/7

Definition

Wie berechnet man den ROI einer Automatisierung?

Formel: (Eingesparte Stunden x Kosten/Stunde x 52 Wochen) - Entwicklungskosten. Wenn jemand 20 h/Woche zu 25 €/h aufwendet = 26.000 €/Jahr. Eine Automatisierung für 5.000-8.000 € amortisiert sich in 2-4 Monaten.

Leistungsumfang

Service-Lieferumfang

Was Sie mit jeder Automatisierung erhalten.

Prozess-Audit für Automatisierungskandidaten
ROI-Berechnung pro Prozess
Dokumentierte n8n/Make-Workflows
Echtzeit-Tracking-Dashboard
Konfigurierte Fehler-Alerts
Technische Dokumentation + Training

Zusammenfassung

Executive Summary

Für die Geschäftsführung.

RPA-Automatisierung übernimmt repetitive Arbeit, die 20+ Stunden wöchentlich verbraucht. Entspricht der Freisetzung von 0,5 FTE pro Projekt, mit Einsparungen von rund 26.000 € pro Jahr (bei 25 €/Stunde). Amortisiert sich in 2-4 Monaten.

Wir nutzen self-hosted n8n (anders als Zapier, das pro Aufgabe abrechnet) mit Fixkosten von 50€/Monat bei unbegrenzten Ausführungen. Ihre Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur. Verifizierte DSGVO-Compliance.

Für den CTO

Technische Zusammenfassung

Für den CTO.

Architektur basierend auf self-hosted n8n (Docker/Kubernetes) oder Make je nach Fall. Integrationen via REST API, Webhooks und Scraping (Selenium/Puppeteer) für Legacy-Systeme ohne API.

Monitoring mit Slack/E-Mail-Alerts. Zentralisierte Logs. CI/CD für Workflow-Versionierung. Deployment in Ihrer Cloud (AWS, GCP, Azure) oder On-Premise-Infrastruktur. Für Daten-Pipelines im großen Maßstab kombinieren wir es mit Daten-Engineering.

Für wen

Ist es für Sie?

RPA hat ROI wenn Sie +10h/Woche automatisieren.

Für wen

Teams mit repetitiven Prozessen, die mehr als 10h wöchentlich verbrauchen.
Organisationen mit wiederkehrenden menschlichen Fehlern bei Dateneingabe.
COOs, die messbare OPEX-Reduktion suchen.
Unternehmen mit disparaten Systemen (CRM, ERP, E-Mail), die nicht kommunizieren.

Für wen nicht

Prozesse, die komplexes menschliches Urteil bei jedem Schritt erfordern.
Einmalige Automatisierungen (weniger als 5h/Woche Einsparung).
Unternehmen ohne Fähigkeit, ihre aktuellen Prozesse zu dokumentieren.

Kernpunkte

Prozesse, die wir automatisieren

Use Cases mit bewiesenem ROI.

01
Dateneingabe und -synchronisation

Datenextraktion aus E-Mails, PDFs, Formularen. Sync zwischen CRM, ERP, Tools. -15h/Woche.
02
Automatisierte Reports

Tägliche/wöchentliche Reports ohne Eingriff. Aggregation aus mehreren Quellen. -8h/Woche.
03
Kunden-Onboarding

Von Formular zu CRM zu Willkommens-E-Mail. 2h → 2 Minuten.
04
Rechnungsstellung und Mahnwesen

Automatische Rechnungsgenerierung, Versand, Erinnerungen. -30% Zahlungsverzug.

So arbeiten wir

Automatisierungsprozess

Vom manuellen Prozess zum automatisierten Workflow.

01
Prozess-Discovery

Wir identifizieren Kandidaten: repetitiv, hohes Volumen, fehleranfällig. ROI berechnen.
Woche 1
02
Entwicklung und Tests

Workflow-Entwicklung in n8n/Make. Tests mit echten Daten. Exception Handling.
Woche 2-3
03
Deployment und Monitoring

Produktions-Deployment, Fehler-Alerts, Metriken-Dashboard. Übergabe oder Wartung.
Woche 4

Risiken und wie wir sie abdecken

Risiken und Mitigation

Wir antizipieren Probleme bevor sie auftreten.

01
Drittanbieter-API-Änderungen

Abhilfe
Change-Monitoring und Alerts. Updates in Wartung enthalten.
02
Variables Datenvolumen

Abhilfe
Skalierbare Architektur. Self-hosted n8n mit unbegrenzten Ausführungen.
03
Anbieter-Abhängigkeit

Abhilfe
Exportierbare und dokumentierte Workflows. Kein Vendor Lock-in mit selbst gehostetem n8n.
04
Sensible Daten

Abhilfe
Self-hosted n8n in Ihrer Infrastruktur. Daten verlassen nie Ihren Perimeter.

Technologien

Automatisierungstechnologien

Tools die wir beherrschen.

n8n
Make (Integromat)
Python
Selenium
Puppeteer
OpenAI API
Google Workspace
Microsoft 365
HubSpot
Salesforce

Der Beweis

Warum Kiwop für RPA

Wir verkaufen keine Software-Lizenzen. Wir implementieren seit 2009 Technologie, die Betriebskosten messbar reduziert. Und wir nutzen es selbst: Nexo, unsere eigene Plattform, betreibt Automatisierungen und KI-Agenten 24/7 in Produktion. Automatisierung mit nachweisbarem ROI, keine endlosen Pilotprojekte.

17 Jahre Erfahrung
26 Typische jährliche Einsparung (€K)
2-4 Amortisation (Monate)

Leistungsumfang

Was jedes RPA-Projekt beinhaltet

Skalierbare Lösungen mit nachweisbarem ROI.

Einfache Automatisierung: 1-2 Systeme mit n8n oder Make
Komplexe Workflows: mehrere Systeme mit erweiterten Integrationen
Optionale Wartung durch Kiwop: 500-1.000 €/Monat, separat abgerechnet
Typischer ROI: amortisiert sich in 2-4 Monaten

Quellen

Quellen der Zahlen auf dieser Seite

Woher die Daten zu Tools und Fallstudien stammen, die wir zitieren. Alles andere sind Schätzungen aus unserer Erfahrung. Abgerufen am 26. September 2026.

n8n, Sustainable Use License (offizielle Dokumentation) Lizenz von n8n: erlaubt interne Nutzung und Self-Hosting, schränkt den Weiterverkauf von n8n als Dienst ein.
Zapier, Preisseite Jeder Plan enthält ein monatliches Task-Kontingent; jede abgeschlossene Aktion verbraucht einen Task (der Trigger, fehlgeschlagene Schritte und Tools wie Filter oder Formatter zählen nicht).
Erfolgsgeschichte: Nexo Kiwops eigene Plattform, die Automatisierungen und KI-Agenten rund um die Uhr in Produktion ausführt.
Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex Offizieller Datenschutztext.

Häufige Fragen

Executive Fragen

Was COOs fragen.

n8n, Make oder Zapier?

Zapier: einfach aber teuer bei Skalierung. Make: gute Balance. n8n: Quellcode verfügbar und selbst hostbar (die Lizenz schränkt den kommerziellen Weiterverkauf ein), maximale Kontrolle. Wir empfehlen n8n für B2B mit Self-Hosting auf EU-Servern. Und wann sich ein KI-Agent nach Maß lohnt, lesen Sie unter n8n, Make oder KI-Agent nach Maß.

Was wenn ein System keine API hat?

Wir nutzen Web Scraping (Selenium, Puppeteer) für Legacy-Interfaces und OCR für Dokumente. Funktioniert für 90% der Fälle. Für komplexe Dokumente kombinieren wir OCR mit LLM-Integration.

Wer wartet die Automatisierungen?

Option 1: Übergabe mit Dokumentation. Option 2: Wartung durch Kiwop 500-1.000€/Monat (Monitoring, Fixes, Anpassungen).

Wie viel kann ich an FTE-Äquivalenten sparen?

Ein typisches Projekt spart 20h/Woche = 0,5 FTE. Bewertet mit rund 26.000 € pro Jahr (bei 25 €/Stunde). Für komplexe Prozesse: 1-2 FTE-Äquivalente.

Sind meine Daten sicher?

Mit self-hosted n8n verlassen Ihre Daten nie Ihre Infrastruktur. EU-Server, verifizierte DSGVO-Compliance.

Welche Prozesse können NICHT automatisiert werden?

Prozesse mit komplexem menschlichem Urteil, Verhandlung oder echter Kreativität. Aber selbst diese profitieren von Teil-Automatisierung; und wenn ein Prozess Schlussfolgern erfordert, übernimmt ein KI-Agent, wo RPA nicht ausreicht.

Wie lange bis ich Ergebnisse sehe?

Erste Automatisierung funktioniert in 2-4 Wochen. Amortisiert sich in 2-4 Monaten.

Kann ich die Automatisierungen skalieren?

Self-hosted n8n mit unbegrenzten Ausführungen. Derselbe Workflow verarbeitet 10 oder 10.000 Elemente ohne Mehrkosten.

Nächster Schritt

Arbeitet Ihr Team wie Roboter?

RPA-Machbarkeitsanalyse. Wir mappen Ihre Prozesse und berechnen genau, wie viel Sie im ersten Jahr an OPEX sparen. Bis zu 0,5 FTE freigesetzt pro Projekt.

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